Заметки по организации рабочих встреч (или "О душевных обсуждениях")

В настоящее время популярны стали встречи-взаимоконсультации экспертов и практиков по какой-либо конкретной проблеме той или иной степени общности. Обычно такие мероприятия называются "рабочими встречами". Успех их в очень большой степени зависит не только от содержания, но и от формы.

Существует множество техник проведения таких встреч -- от официальных совещаний через мозговые штурмы до различного типа игр и методологических семинаров. Автор и возглавляемый им Институт коммерческой инженерии имеют большой опыт в инициировании и проведении "рабочих встреч". Нами разработана специальная оригинальная техника, как представляется, особенно эффективная для межпрофессиональной и "крутой" тусовки. Мы называем ее "техникой душевных обсуждений" и в этой статье представляем вниманию читателей.

Основные принципы

Проводить рабочие встречи очень просто -- достаточно лишь обеспечить:

• некоторую производственную компоненту (чтобы время от времени "в ногу ходили"): обязательную тему, задаваемую и поддерживаемую ведущим, четкое расписание занятий, обеспеченность лекторами-экспертами;
• некоторую клубность: обсуждать вопросы отношения заданной темы и к личным судьбам участников, и к некоторой объемлющей тематике (сценирование и прогнозирование в глобальной рамке, явное задание вопросов на рефлексию);
• некоторую салонность: задать "лирическое пространство", в котором можно непублично поделиться возникающими эмоциями, попить кофе и побеседовать о Пастернаке;
• некоторую элитарность: участники должны получить возможность общения с людьми из смежных профессиональных пространств, не входящими в их обычный круг общения, но воспринимаемыми как "большие" или "интересные";
• некоторую выключенность из обыденности: должен обеспечиваться достаточно высокий уровень комфорта, все технические вопросы должны решаться автоматически.

Рабочие рекомендации организаторам

1. Выбор города крайне важен -- там должно быть много транспорта (ежедневные авиарейсы со всех концов страны). Транспортная проблема ("ни приехать, ни уехать") портит нервы абсолютно всем. В курортные города типа Сочи и центры типа Москвы едут легче.
2. Должно быть двойное-тройное резервирование с бронированием билетов. Не было еще ни разу, чтобы были забронированы нужные рейсы, или чтобы бронь не передали в последний момент кому-то еще. У организаторов это основная головная боль. Без надежного с дублированием блата в авиакассах и на вокзале лучше рабочих встреч не проводить.
3. Должен быть дежурный транспорт. Все будут уезжать и приезжать в течение всей встречи вразнобой и "свой" транспорт сэкономит время и нервы.
4. Рабочая встреча должна проводиться в 20-этажной гостинице со множеством конференцзалов, ресторанов, баров и т.д. Все варианты "уютных пансионатов" обязательно будут хуже -- там на 1 кв. метр обычно больше природы, но меньше сервиса. Дополнять сервис приходится организаторам.
5. Нужно бронировать гостиницу как минимум на день раньше дня заезда, и на день позже дня отъезда.
6. Резервирование должно быть не менее 15% в течение всего мероприятия. Лучше половина будет не съедена и не заспана, чем не хватит одного-единственного места. Даже на третий день когда число участников известно точно - надо иметь 15% резерв всего.
7. Качество пищи (и ее количество) значат очень много. Не скупитесь. (Кстати, всякие пансионаты именно в этом больше всего проигрывают гостиницам хорошего класса. Как и в ежедневной смене полотенец, наличии парикмахерской, ночного ужина в номер и прочих мелочах).
8. Бассейн, сауна, варьете и прочие разнообразности обязательны. Должна быть формальная "культурная программа". Хоть прогулка -- но по плану.
9. Начинайте с фуршета в день заезда вечером. Подчеркните, что фуршет -- это начало официальной программы. "Засветите" тостами три -- четыре ключевые фигуры, а также сделайте оргобъявления и представьте главного координатора-организатора. Знакомьте незнакомых друг с другом -- пусть двое-трое весь вечер занимаются этим специально. Это должен быть именно фуршет, а не застолье, когда все сидят. Пусть можно будет ходить. Очень хороши танцы в конце. И не отказывайтесь от ансамбля.
10. Неформально во время первого фуршета исследуйте ожидания практиков, выясните, на какие темы они будут разговаривать.
11. Соберитесь после фуршета и спланируйте первые два выступления.
12. Повторите такой же фуршет в последний день вместо ужина. Тут танцы уже просто обязательны.
13. Организатор обязательно должен поприсутствовать хотя бы на одной такой встрече. Обучение лучше всего "на примере": данных рекомендаций абсолютно недостаточно.
14. Необходимо разделить позиции организатора и ведущего. Организатор пусть не надеется на участие в содержательной программе. А у ведущего не должна болеть голова обо всех оргнеувязках -- это явно снижает качество.
15. К содержанию подготовиться невозможно -- оставьте все попытки спланировать доклады и их последовательность. Возьмите с собой людей, которые могут ответить на широкий круг вопросов -- они сами сообразят когда и что говорить.
16. Приготовьте "программу", в которой будет указано четкое расписание (типа Приложения 1). Ни в коем случае не давайте содержательной программы, не давайте авансов - уклоняйтесь всячески от всех вопросов.
17. Начинайте в лекционном режиме. Неважно, сколько времени говорит каждый лектор -- 1 час, два или 15 минут. Не сообразуйте лекции с перерывами. Лекция -- ответы на вопросы, лекция ответы на вопросы и т.д. Лекторов организаторы должны знать в качестве именно лекторов лично. Никакие чужие рекомендации. Учтите, очень большие эксперты часто очень плохие лекторы.
18. Имейте ведущего, который представляет лекторов, модерирует вопросы и ответы на них и сам содержательно принимает участие в дискуссии.
19. Вовсе необязательно знать выступления и их порядок заранее. Пусть ведущий предупреждает о предстоящей программе по мере осознания потребности в том или ином тематизме.
20. Не выпускать практиков в первые полтора дня. Пусть они "созреют" -- для них лекторами будет "наговорен" язык, на котором практики будут давать ответные выступления.
21. Объявить специально, что никаких резолюций, воззваний, учредительных собраний и прочей официальщины на рабочей встрече категорически не будет.
22. Не вздумайте разносить что-либо на заседании -- только на перерывах. Кофе-брейк делается не для питья кофе -- для того, чтобы все встали, размялись и кулуарно поговорили.
23. Имейте после обеда свободное время. Не подавайтесь на провокацию особенно ретивых -- не вносите в расписание никаких изменений -- вы наверняка разрушите чьи-либо планы. Никаких пленарных заседаний в свободное время -- оно наверняка будет использовано для частных обсуждений.
24. Список участников с телефонами подготовят и обязательно раздадут -- это надо объявить заранее, а затем сделать обязательно.
25. Обычно требуют папок и письменных материалов -- никто не знает зачем, и какие материалы. Можно дать все, что угодно, в том числе не имеющее отношение к программе. А можно и не дать -- это все равно.
26. Обязательно использование двух микрофонов -- для лектора и для ведущего. Микрофоны обязательны к использованию -- без них очень плохо, как бы ни казалось слышно. Кроме всего прочего, микрофон является символом и сильно упорядочивает обсуждение.
27. Необходимо иметь ксерокс. Все остальное -- компьютер, звукозаписывающая аппаратура, видеокамера -- не так важно.
28. Нейм-теги очень пользительны. Не забывайте о них.
29. Помните, что на рабочей встречи должны быть равнопредставлены три компоненты -- производственная, клубная и салонная. Непрерывно тестируйте себя на обеспечение участникам равнопредставленности этих компонент -- не сваливайтесь ни в один из типов ни в сочетание по два. Перемешивайте это все по времени в течение каждого дня встречи (а не день салона -- затем лекционный день и т.д.).
30. Делайте встречи небольшими -- 30--40 или 50--70 участников. Если больше -- многое ломается просто из-за величины мероприятия (проблемы будут "из ниоткуда").
31. Заканчивайте все разъездом в воскресенье вечером.

Делайте так, и ваши рабочие встречи будут "душевными".

                                                   Приложение 1

         Институт коммерческой инженерии Конгресса бирж

          рабочая встреча по "........ ............."
             Сочи, 25-28 мартобря 19лохматого года.

25 мартобря
    8:00 - 19:00    Заезд и регистрация участников.
   19:00            Фуршет

26 мартобря
    8:00            Завтрак
    9:00 - 11:00    Пленарное заседание
   11:00 - 11:30    Coffee-break
   11:30 - 13:30    Пленарное заседание
   13:30 - 14:30    Обед
   14:30 - 16:30    Бассейн
   16:30 - 17:00    Coffee-break
   17:00 - 19:00    Пленарное заседание
   19:00            Ужин

27 мартобря
    8:00            Завтрак
    9:00 - 11:00    Пленарное заседание
   11:00 - 11:30    Coffee-break
   11:30 - 13:30    Пленарное заседание
   13:30 - 14:30    Обед
   14:30 - 16:30    Бассейн
   16:30 - 17:00    Coffee-break
   17:00 - 19:00    Пленарное заседание
   19:00            Фуршет

28 мартобря

    8:00            Завтрак
    9:00 - 11:00    Общая дискуссия
   11:00 - 11:30    Coffee-break
   11:30 - 13:30    Общая дискуссия
   13:30 - 14:30    Обед
                    разъезд участников